Die Banca d'Italia wickelt jedes Jahr eine gewisse Menge an manuellen Überweisungen ab. Diese Überweisungen können nicht automatisch verarbeitet werden und erfordern zwei Abteilungen mit Angestellten im Back-Office-Bereich der Bank. Die Bank wollte feststellen, ob es von Vorteil sei, diese beiden Abteilungen zusammen zu legen.
Problem:
Back-Office-Geschäfte beinhalteten die gesamten Kontenüberpüfungs- und Begleichungstätigkeiten (siehe Bild)bezogen auf Handelsgeschäfte, die von dem entsprechenden Front Office durchgeführt wurden. Zwei Abteilungen oder Einheiten waren bei der Durchführung von nationalen Kredittransfers beteiligt. Die Angestellten der Geschäftseinheiten arbeiteten in Schichten von 7.30 Uhr bis 19:00 Uhr. Es gab in jeder Abteilung drei Kategorien von Angestellten (Mitarbeiter, Hilfskräfte und leitende Angestellte), wobei jede Kategorie andere Aufgaben durchführte.
Leitende Angestellte in Einheit A haben durch Unterschrift die Übermittlung der innerhalb des IT-Systems registrierten Zahlungen an Einheit B genehmigt, sodass diese anfangen konnten, damit zu arbeiten. Ein Assistent in der Einheit A konnte die Aufgaben eines Assistenten der Einheit B nicht erfüllen. Einheit B startete seine Tätigkeiten erst dann, wenn die Einheit A die Aufgaben jedes einzelnen Prozesses abgeschlossen hatte. Deshalb waren die Aufgaben der beiden ausführenden Einheiten unterschiedlich und fortlaufend.
Das nationale Kredittransferverfahren war nicht nur die einzige Aufgabe dieser Einheiten, es war auch die wichtigste, da jede Zahlung innerhalb einer gewissen Zeit ausgeführt werden musste (17:30). Würde dieser Zeitpunkt überschritten werden, würden die Kunden die Bank zur Zahlung von Strafzinsen auffordern, weshalb dieser Prozess für beide Einheiten oberste Priorität hatte.
Die Ziele des Projekts der Simulationsmodellierung, durchgeführt von Fair Dynamics Consulting, waren:
- Die Auswirkung von Angestelltenabsenzen (aufgrund von Urlaub, Schulung, Krankheit etc.) auf die Zeit für den Abschluss des Vorganges prüfen.
- Die Auswirkung von Stresssituationen (hohe Anzahl an Zahlungen und viele Eilzahlungen, die getätigt werden müssen, hoher Anteil an komplett manuell getätigten Zahlungen) auf die Zeit für den Abschluss des Vorganges und auf die Auslastungsrate der Angestellten prüfen.
- Die potentiellen Vorteile einer organisatorischen Veränderung (eine Fusionierung von zwei Einheiten) oder einer Änderung im Genehmigungs- und Steuerungsprozess untersuchen.
Lösung:
Die Berater setzten die einzigartige Fähigkeit von AnyLogic ein, verschiedene Modellierungsmethoden zu verwenden und erstellten für ein bestmögliches Ergebnis zwei Modelle des Systems, diskretorientiert und agentenbasiert. Die numerischen Ergebnisse waren gleich. Normalerweise werden solche Systeme oft mit der diskretorientierten Methode simuliert. In diesem Fall konnte das agentenbasierte Modell einfacher verwendet und schneller erstellt werden.
Es wurden einige Experimente mit dem System durchgeführt:
- Normale Aktivität: Die Leistungszeit der Einheiten an einem Tag bei einem Standardvolumen an Zahlungen.
- Angestelltenabsenzen: Die Leistungszeit der Einheiten an einem Tag bei einem Standardvolumen an Zahlungen und bei einer Absenz von einer wichtigen Ressource pro Schicht.
- Anormale Aktivität: Die Leistungszeit an einem Tag bei einem Anstieg des Zahlungsvolumens um 300%.
Die Effizienz des Ist-Szenarios (aktuelle Situation) und des Soll-Szenarios (mögliche Fusionierung von zwei organisatorischen Einheiten) wird grafisch verglichen (siehe Bild 2). Die grafische Darstellung zeigt, was bei beiden Szenarien an einem normalen Arbeitstag geschehen würde.
Der Vorteil einer Fusionierung der beiden Abteilungen wurde in der Simulation einer Absenz von Angestellten klar dargelegt. In dem aktuellen Szenario konnten die Einheiten die Fristen für alle Zahlungsvorgänge nicht einhalten, wenn ein Angestellter fehlte. Die Fusionierung würde dieses Problem lösen.
Ergebnis:
Die Simulation zeigte, dass die Fusionierung von aktuell zwei zu einem Unternehmensbereich sehr vorteilhaft wäre. Die Fusionierung hätte die folgenden Vorteile:
- Ein deutlicher Anstieg der Produktivität des gesamten Prozesses, indem die Effektivität des Prozesses gesteigert wird und indem Arbeitszeit der Angestellten freigestellt wird, um diese möglicherweise für andere Vorgängen nutzen zu können.
- Eine deutliche Reduktion der betrieblichen Risiken, indem das Volumen/ die Ausführungsfrist der Vorgänge verbessert und mehr Zahlungsanweisungen innerhalb der begrenzten Ausführungsfrist mit der gleichen Anzahl an Angestellten durchgeführt werden.
- Eine vernünftige Reduktion der Beanspruchungsschwelle der Angestellten, besonders an Tagen abnormaler Aktivität.
Luigi Geppert von Fair Dynamics Italien stellte dieses Projekt in der AnyLogic Konferenz 2012 vor. Sie können sich diese Präsentation jetzt online ansehen, downloaden oder ein Dokument zu diesem Fall downloaden.
